Припустимо, ви визначилися з видом спорту з якого проводитимете змагання. Тепер наведіть приблизний список учасників. Це дуже важливий момент, оскільки від нього залежить кількість необхідних місць проведення і кількість днів і навіть час початку змагань.
Після підготовки списку учасників, можна приступати до розробки турнірної таблиці (турнірної сітки), системи проведення (кругова або олімпійська), приблизного підрахунку часу з урахуванням проведення мандатної комісії (процес перевірки відповідності спортсменів та їх документів вимогам положення про змагання), урочистого відкриття турніру та нагородження.
Наступним кроком стане вибір спортивного об’єкту. І якщо в турнірі беруть участь лише спортсмени вашого міста або прилеглих населених пунктів, а також заплановано провести все в один день, то можете сміливо вибирати найзручніше та найдоступніше за ціною місце проведення та розробляти план дій далі. У разі участі спортсменів з віддалених міст, яким їхати хоча б півтори-дві години, то тут уже варто подумати про правильний вибір часу початку турніру, а якщо планується не один день, то і про зручне та близьке до спортивного об’єкта місце проживання та харчування учасників та їх супроводжуючих.
Добре, з кількістю днів, проживанням та харчуванням розібралися, тепер настав час розробки положення про змагання. Цьому моменту часто не приділяється належна увага, а дарма, саме в ньому прописано безліч моментів, за які вас можуть потріпати “силовики” у разі виникнення неприємностей на змаганні (як правильно скласти цей важливий документ і на що звернути увагу я розповім в іншій статті).
Отже, становище розробили та затвердили, отже треба повідомити запланованих учасників нашого турніру. Зробити це можна зв’язавшись із тренерами, батьками, місцевими органами влади у сфері фізичної культури та спорту та передавши їм положення про змагання. Для успіху доброго починання, зробіть це не менше ніж за місяць до початку турніру, оскільки в деяких випадках потрібні гроші на виїзд, харчування спортсменам, на внески і ночівлі, на транспорт і т.д.
Після доведення інформації до всіх зацікавлених осіб настає момент періодичного нагадування про себе: треба домагатися попередньої заявки, відповіді або в ідеалі – перерахування внеску (якщо турнір це передбачає) і все це з однією метою, вам потрібно досягти явки запланованої кількості учасників, ну чи їх переважної більшості.
У разі відмов когось із спортсменів або команд доведеться в найкоротші терміни підшукати заміну учасникам, що вибули, щоб не зганьбити своє добре ім’я проведенням “першості водокачки”.
Ну і звичайно весь час від моменту розсилки положення займаєтеся підбором обслуговуючого турніру персоналу, сценаріями відкриття і закриття, придбанням нагородної продукції.