У сучасному бізнесі цей спосіб спілкування за популярністю майже не поступається телефонним переговорам. У відеоконференцзв’язку маса переваг у порівнянні з телефонією та особистими зустрічами (особливо в період пандемії). Вона дозволяє швидко організувати нараду, провести переговори у комфортному для всіх форматі, вирішувати ділові питання в онлайн-режимі без переїздів та перельотів учасників із різних міст. Це економить гроші та час підприємства.
Конфігурація системи конференцзв’язку залежить кількості учасників, вимог до функціоналу і продуктивності, інших чинників. У будь-якому випадку вона включає:
- термінали (як їх можна використовувати як звичайні персональні комп’ютери, так і системи телеприсутності);
- сервера (вони забезпечують проведення групових сеансів спілкування);
- периферійні пристрої (мікрофони, системи шумів, відеокамери, мікшери тощо).
Також використовується додаткова інфраструктура для інтеграції із зовнішніми рішеннями, передачі контенту, обробки відео та виконання інших супутніх завдань.
Способи впровадження
Існує кілька моделей побудови системи відеоконференцзв’язку:
- виділена. Все обладнання ВКС та комунікації належать замовнику, знаходяться під його повним контролем та експлуатуються без сторонньої допомоги у його мережі;
- хмарна. Замовнику належать лише термінали, зазвичай, як звичайних робочих станцій (персональних комп’ютерів). Решта інфраструктури знаходиться на хмарному сервері в Інтернеті і надається постачальником послуг відеоконференц-зв’язку;
- гібридна. Поєднання виділеної та хмарної моделей. Наприклад, на вирішення внутрішніх питань підприємство застосовує власну систему конференцзв’язку, а організації великих міжвідомчих і міжкорпоративних заходів, що передбачає підключення зовнішніх абонентів, використовуються хмарні технології. Вони застосовуються щоразу, коли внутрішніх ресурсів недостатньо.
Поєднання різних технологій дозволяє забезпечити оптимальний рівень комунікацій з урахуванням вимог до функціоналу та можливостей бюджету.
Переваги ВКС-систем
Пропоновані рішення прості у освоєнні та застосуванні, від учасників заходів не потрібно знань та навичок. Дзвінки та переговори здійснюються за допомогою комп’ютера, ноутбука, планшета, смартфона або спеціального обладнання для ВКС. Інші переваги:
- економія часу. Щоб взяти участь у нараді чи переговорах, не потрібно залишати офіс, витрачати час на дорогу, оформляти відрядження. Достатньо у призначений час бути у переговорній кімнаті або на своєму звичному робочому місці. Це особливо актуально, якщо учасники заходу перебувають у різних містах чи країнах;
- масштабованість. Можна організувати розмову двох чи кількох людей, велику нараду з десятками співробітників або вебінар для тисяч користувачів. Кількість учасників обмежена лише функціональними можливостями ВКС;
- безпека та конфіденційність. Є рішення, які працюють у закритих (внутрішніх) мережах без підключення до Інтернету. Це забезпечує захищеність інформації, що передається, яка додатково підкріплюється використанням сучасних протоколів шифрування даних;
- реалістичність. Відеоконференцзв’язок дозволяє спілкуватися в «живому» форматі, бачити емоції співрозмовника, його реакцію на обговорення тих чи інших тим, що сприяє найефективнішому вирішенню питань. Сучасне аудіовізуальне обладнання для переговорних кімнат забезпечує найвищу якість звуку та зображення на екранах, допомагає створити ефект присутності для учасників нарад.