Планування
Відеоконференцзв’язок вимагає належного попереднього планування, особливо якщо ваші конференції розраховані більш ніж на пару людей. Чим більше часу ви витратите на планування, тим більше шансів на те, що ви оберете найбільш вдалий час. Переконайтеся, що ви враховуєте різницю часових поясів, інакше ви можете виявити, що деякі з ваших учасників можуть не приєднатися до зборів вчасно. Також обов’язково вкажіть номер телефону до конференції на випадок, якщо вам доведеться зателефонувати комусь у разі проблем. Великий розмір шрифту на графічних матеріалах є важливим, оскільки без нього учасники не зможуть чітко бачити зображення, навіть якщо вони спробують зробити це, наблизившись до екрану!
На що звернути увагу:
- Визначте дату та час зустрічі з учасниками.
- Розподіліть порядок денний із зазначенням дати та часу зустрічі.
- Плануйте різницю часових поясів.
- Зарезервуйте відповідні конференц-зали у всіх місцях.
- Список учасників та керівників сайтів із номерами телефонів.
- Отримати номер телефону та відео в кожній кімнаті.
- Підтвердіть доступність мережі та мосту (за потреби).
- Підготуйте наочні посібники.
Підготовка кімнати
В ідеалі, перед встановленням обладнання для відеоконференцзв’язку, ваша кімната повинна бути оснащена обладнанням для достатнього освітлення та надання звуку, а також кондиціювання. Незалежно від того, чи це було зроблено, ви можете максимізувати ефективність своєї відеоконференції, включивши хоча б весь світ, щоб люди виглядали рівномірно освітленими, щоб уникнути ефекту “єнотового ока”. Якщо у кімнаті є вікна, закрийте усі жалюзі. Вимкніть усі додаткові вентилятори. Переконайтеся, що все обладнання, необхідне для вашої конференції, знаходиться у кімнаті та у робочому стані. Стіл повинен бути звернений до моніторів, щоб усі були на рівній відстані від камери.
Етапи підготовки кімнати для відеоконференції:
- Підготуйте зал не менше ніж за 15 хвилин до запланованої конференції та проведіть тест відеообладнання.
- Якщо є вікна в номерах, тримайте штори, жалюзі тощо закритий.
- Переконайтеся, що все відповідне освітлення увімкнено.
- Встановіть попереднє встановлення камери до початку зустрічі.
- Надамо будь-яке додаткове обладнання, необхідне для зустрічі (слайди, діаграми тощо)
Ефективність
Як і до особистих зустрічей, до відеоконференцій треба готуватись. Різниця між очною зустріччю та відеоконференцією полягає в тому, що засідання, які належним чином не підготовлені, гірше виглядають на відеоконференціях.
Усі учасники мають бути представлені, навіть ті, хто не може з’явитися на зображенні камери. Корисно мати позначення, що визначає розташування кожного учасника. Таким чином, люди знають, з ким вони говорять. Це особливо важливо у багатоточковій конференції.
Як провести ефективну конференцію
- Починайте та закінчуйте конференції вчасно
- Уявіть учасників один одному
- Розкажіть про предмет зустрічі, зміст та основні правила
- Зробіть фокус на основних темах
- Думуйте ключові моменти розмови
- Заохочуйте участь кожного у розмові
- Стимулюйте дискусію
- Думуйте висновки та план дій
- Будьте впевнені, що учасника, що говорить, добре видно на моніторі
Правила етикету
Правила етикети проведення відеоконференції слід дотримуватись, щоб не стався хаос на вашій зустрічі. Особливо це стосується багатоточкових конференцій. Не забудьте вимкнути мікрофон, коли каже інша сторона. Пам’ятайте про затримку передачі. Якщо буде розказано гарний жарт, ті, хто на вашому кінці, будуть сміятися, перш ніж ті, хто на дальньому кінці, почують кульмінацію. Уникайте швидких рухів під час відеоконференції. Обладнання працює на основі того, що рухається. Чим більший рух, тим важче обладнання справлятися з передачею даних. Виглядати як телеведучий не обов’язково, одяг спокійних кольорів створює найкращу картинку.