
Як організувати конференцію? Посібник з проведення заходу
У будь-якому випадку конференція має бути організована на належному рівні. Нікому не хочеться, щоб захід виявився нудним, незатребуваним у цільової аудиторії. Пропонуємо ознайомитись з нашими рекомендаціями, завдяки яким ваша конференція стане по-справжньому цікавим заходом, здатним окупити себе.
З чого почати?
Спочатку потрібно відповісти собі на запитання: «А чи варто взагалі проводити конференцію? Чи буде потрібна обрана тема? Чи викликатиме захід інтерес у клієнтів?» Якщо Ви все добре обдумали і відповідь позитивна, пропонуємо почати підготовку, але для початку нагадати, що є конференцією.
Захід складається з чотирьох складових:
- Інформація щодо стану обраної галузі (дані аналітичних звітів, прогнози на найближче та віддалене майбутнє, внесення змін на основі законопроектів);
- Умови для спілкування з соратниками по цеху, визнаними експертами, представниками органів влади, потенційними клієнтами, партнерами та постачальниками;
- Обмін практичним досвідом фахівців компаній;
- Підготовка та ознайомлення з матеріалами конференції (включає збірку доповідей, звіти аналітики, тематичні видання, список учасників).
При організації ділового заходу важливо мати в наявності необхідну базу даних, вибрати актуальну проблему, здатну зацікавити представників цільової аудиторії.
Процес підготовки конференції може тривати від чотирьох місяців до року. Все залежить від її масштабів. Фахівці відзначають такі завдання, які має вирішити організатор:
- Визначити тему проекту, цільову аудиторію;
- Розробити програму, надіслати запрошення потенційним спікерам;
- Зайнятися просуванням конференції через різні канали (продаж, ЗМІ);
- Безпосередня організація (вибрати майданчик, забезпечити все необхідне для кава-брейка, підготувати обладнання)
- Після завершення заходу передбачити інформаційну підтримку делегатів, опублікувати дані про подію.
Основна роль визначення теми майбутнього заходу. Помилка на даному етапі призведе до відсутності зацікавлених учасників, втрати репутації компанії, погіршення відносин зі спікерами. Якщо не продумати актуальні питання, які будуть поставлені на конференції, не врятують навіть досвідчені менеджери з продажу. Ніхто не захоче прийти на повторний захід з огляду на негативні відгуки.
Як вибрати відповідну тему? Вона має відповідати наступним критеріям:
- Наявність контактної бази цільової аудиторії;
- Успішне проведення заходу з подібною тематикою в інших компаніях;
- Схвалення теми від експертів у галузі;
- Позитивна оцінка майбутніх учасників конференції;
- Відсутність суттєвої конкуренції серед заходів з цією темою;
- Успішні переговори з людьми, які будуть спікерами.
Чим більшій кількості критеріїв відповідає захід, тим вищі шанси реалізації проекту, здатного окупити себе. Тема конференції має бути різнобічної, зацікавити всіх учасників ринку. Слід проводити подію у відповідний час (зміни у законодавстві, заходи міжнародного рівня з можливістю запросити зарубіжних фахівців).