Skip links

Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Компании, которые предлагают организацию и проведение конференции, преследуют разные цели. Кто-то хочет привлечь внимание к новым продуктам, поделиться своим опытом. Кому-то важно проводить конференции, чтобы быть в курсе актуальных тенденций, давать возможность сотрудникам самореализоваться в процессе выступлений. Руководители многих компаний говорят о начале успешного сотрудничества после встреч на подобных мероприятиях. Участники конференций могут повысить свою квалификацию, обменяться опытом, завязать полезные знакомства.

В любом случае, конференция должна быть организована на должном уровне. Никому не хочется, чтобы мероприятие оказалось скучным, невостребованным у целевой аудитории. Предлагаем ознакомиться с нашими рекомендациями, благодаря которым ваша конференция станет по-настоящему интересным мероприятием, способным окупить себя.

С чего начать?

Для начала нужно ответить себе на вопросы: «А стоит ли вообще проводить конференцию? Будет ли востребована выбранная тема? Вызовет ли мероприятие интерес у клиентов?» Если Вы все хорошо обдумали и ответ положительный, предлагаем начать подготовку, но для начала напомнить, что представляет собой конференция.

Мероприятие состоит из четырех составляющих:

  • Информация, которая касается состояния выбранной отрасли (данные аналитических отчетов, прогнозы на ближайшее и отдаленное будущее, внесение изменений на основе законопроектов);
  • Условия для общения с соратниками по цеху, признанными экспертами, представителями органов власти, потенциальными клиентами, партнерами и поставщиками;
  • Обмена практическим опытом специалистов компаний;
  • Подготовка и ознакомление с материалами конференции (включает сборник докладов, отчеты аналитики, тематические издания, список участников).

При организации делового мероприятия, важно иметь в наличии необходимую базу данных, выбрать актуальную проблему, способную заинтересовать представителей целевой аудитории.

Процесс подготовки конференции может занимать от четырех месяцев до года. Все зависит от ее масштабов. Специалисты отмечают следующие задачи, которые должен решить организатор:

  • Определить тему проекта, целевую аудиторию;
  • Разработать программу, выслать приглашения потенциальным спикерам;
  • Заняться продвижением конференции через разные каналы (продажи, СМИ);
  • Непосредственная организация (выбрать площадку, обеспечить все необходимое для кофе-брейка, подготовить оборудование)
  • По завершении мероприятия предусмотреть информационную поддержку делегатов, опубликовать данные о событии.

Основополагающая роль у определения темы будущего мероприятия. Ошибка на данном этапе приведет к отсутствию заинтересованных участников, потере репутации компании, ухудшению отношений со спикерами. Если не продумать актуальные вопросы, которые будут подняты на конференции, не спасут даже опытные менеджеры по продажам. Никто не захочет прийти на повторное мероприятие, учитывая негативные отзывы.

Как же выбрать подходящую тему? Она должна отвечать следующим критериям:

  • Наличие базы контактов целевой аудитории;
  • Успешное проведение мероприятия с подобной тематикой в других компаниях;
  • Одобрение темы от экспертов в отрасли;
  • Положительная оценка от будущих участников конференции;
  • Отсутствие существенной конкуренции среди мероприятий с данной темой;
  • Успешные переговоры с людьми, которые будут спикерами.

Чем большему количеству критериев отвечает мероприятие, тем выше шансов реализации проекта, способного окупить себя. Тема конференции обязана быть разносторонней, заинтересовать всех участников рынка. Следует проводить событие в подходящее время (изменения в в законодательстве, мероприятия международного уровня с возможностью пригласить зарубежных специалистов).