Порядок проведення відеоконференцзв’язку
Сеанси ВКС проводять із використанням технічного обладнання. Це відеокамери, мікрофони, навушники. Як термінали можуть виступати комп’ютери, ноутбуки або спеціальні апаратні пристрої. Важливо, щоб у всіх сторін був доступ до стабільного сигналу Інтернету. Використання відеоконференцзв’язку заощаджує час сторін і дозволяє проводити навіть такі процеси, учасники яких живуть у різних містах чи країнах. Для проведення наради, конференції, судового засідання знадобиться спеціальна платформа.
Який порядок проведення відеоконференцій:
Сторони вирішують, хто займатиметься організацією. Призначають відповідального. Затверджують розклад ВКС.
У зв’язку з тим, що захід проводиться як відеозв’язок, учасники обговорюють технічне забезпечення заходу. Вибирають платформу ВКС, погоджують перелік обладнання та вимоги до відеоконференцзв’язку. Важливо, щоб програма для проведення групових дистанційних відеоконференцій забезпечувала функціональність, стійкість та високу якість передачі зображень та звуку. Обов’язковою є можливість демонстрації інформаційних матеріалів (презентацій, таблиць, текстових документів).
Робоча група, яку визначили сторони, перевіряє режими ВКС: необхідно переконатися, що система готова до початку відеоконференц-зв’язку. На офіційну електронну пошту учасників відеоконференції надсилають посилання на онлайн-захід (або код доступу, необхідний авторизації).
У визначений час відбувається підключення. Учасники підключаються до сеансу. Судове засідання, селекторна нарада, корпоративні збори розпочинаються.
Якщо для приватних дзвінків підходить будь-який мобільний пристрій (смартфон або планшет), то для офіційних відеоконференцій використовують серйозніше обладнання (як мінімум комп’ютер, оснащений відповідним ПЗ).
Організаційні вимоги до заходу, що проводиться за допомогою відеоконференцзв’язку:
- Устаткування включають заздалегідь (зазвичай це година-півтора до початку сеансу). Попередньо потрібно провести тестову трансляцію, щоб переконатися: камера та динаміки працюють, друга сторона добре бачить та чує вас.
- У переговорному приміщенні має бути включене освітлення.
- Учасники повинні звертатися особами до відеокамери.
- Неприпустимо, щоб відеокамера була спрямована на джерела яскравого світла.
- Доповідач повинен говорити в мікрофон, щоб усі сторони добре чули його промову. Необхідно вимовляти слова чітко та виразно, не видаючи сторонніх звуків.
- Під час сеансу ВКС активним має бути лише один мікрофон — того, хто виступає. Мікрофони інших учасників включають за необхідності. Це допомагає уникнути зайвих шумів.
Коли йдеться про офіційний захід, де потрібна ідентифікація учасників, важливо, щоб кожен міг пред’явити відеокамеру паспорт у розгорнутому вигляді. Кожну сторінку потрібно показувати протягом 10-15 секунд. При цьому особа учасника також має потрапляти до об’єктиву. Регламент відеоконференцзв’язку вимагає суворого дотримання цих правил.
Порядок проведення відеоконференцзв’язку для організаторів
Організатори створюють робочу групу, яка опікується всіма питаннями, пов’язаними з проведенням відеоконференції. Робочу групу очолює голова. Він підписує рішення, дає вказівки, розподіляє обов’язки.
Робоча група обирає платформу для ВКС, за допомогою якої буде проведено засідання. На що звернути увагу під час виборів системи ВКС? Важливо, щоб сервіс мав стандартні програмні характеристики. Тоді в учасників не буде проблем із підключенням, не доведеться встановлювати додаткові розширення або придбати спеціальне обладнання.
Робоча група також готує обладнання, повідомляє учасників про дату і час початку онлайн-заходу. За офіційними електронними адресами розсилають повістки з темою зустрічі та порядком розгляду питань.
Перед груповим сеансом відеоконференцзв’язку проводять тестування. Протоколування заходу теж у компетенції організаторів. Після закінчення онлайн-зустрічі складають звіт та знайомлять усіх учасників із результатами відеоконференції.