Skip links

Як організувати конференцію

Нетворкінг – це новий формат яскравого насиченого життя. Люди приходять на конференції, щоб розширити коло знайомств, обмінятися контактами, дізнатися новини у колег зі схожої сфери бізнесу, дізнатися про нові фішки та кейси відомих компаній. Деякі компанії влаштовують проводять онлайн-конференції у вузькому колі лише обміну результатами кейсів і проектів. Незалежно від вашої мети дотримуйтесь деяких правил при організації онлайн-конференції.

Підготовка до організації заходу

Будь-який захід починається з теми та пошуку цільової аудиторії. Тему слід брати актуальну і актуальну. Якщо ви не зацікавите аудиторію, конференція з тріском провалиться.

Наступна частина підготовки – реклама та інформування учасників про майбутню подію. Використовуйте різні канали зв’язку: галузеві журнали, інформаційні сайти, контактні бази аудиторії, розсилки.

Потім переходьте до побудови програми конференції та вибору спікерів. Велику роль відіграє «зірковість» доповідачів: компанії мають бути відомі вашим гостям, посади вагомими, досвід значним. Це мають бути експерти у своїй галузі – якщо ми говоримо про конференцію у бізнес-середовищі.

Заздалегідь обговоріть зі спікерами тематику виступу та стежте за тим, щоб вони розповідали не лише про себе та свою компанію, а й про питання та кейси, які висвітлені у назві виступу.

Важливо зберегти довіру учасників та гостей конференції. Часто буває, що експерт може довго розповідати про себе і не перейти до суті доповіді. У такому разі учасники будуть незадоволені – адже вони так і не почули, заради чого прийшли.

Побудова доповіді

Доповідь будується за структурою:

Ключові складові організації

Після того як програма готова, переходьте до безпосередньої організації заходу. Визначте:

  • Дату події;
  • Час (початок та закінчення);
  • Майданчик.

У перших пунктах все досить просто: для бізнес-середовища обирайте будній день, друга половина тижня та стандартний початок о 10:00. Якщо учасники здебільшого з інших міст, то можна перенести конференцію на вихідний день.

При виборі місця проведення враховуйте місткість залів, технічне оснащення та розташування – це основні критерії вибору майданчика, але не так просто.

Особливість конференцій у додатковому технічному оснащенні:

  • 2-3 мікрофони для залу для глядачів і модератора
  • Лазерна вказівка ​​або пульт для презентації
  • Зручне підключення техніки

Подбайте про те, щоб зал для конференцій був достатньо вільним для запланованої кількості відвідувачів. Кількість місць розраховується так: 100% від продажу квитків мінус 30% (не змогли прийти, захворіли).

Також не забудьте виділити welcome-зону для зустрічі та реєстрації відвідувачів, видачі бейджів та стартового пакету з програмою та буклетами. Ще одним плюсом при виборі зали буде наявність кейтерингу – конференції йдуть довго і учасниками потрібні будуть перерви на кава-брейки.

В учасників залишиться приємний смак від заходу, якщо інтер’єр залу та меблі будуть підібрані зі смаком. Менеджери лофта допоможуть врахувати всі деталі в організації конференції, підберуть зручний варіант розсадки, розкажуть про технічні аспекти приміщення. При необхідності можна транслювати ваш захід в онлайн і збільшити кількість слухачів.

Фото та відео

Запросіть фотографа та відеографа – за допомогою їх ви підготуєте звітні матеріали після конференції або використовуєте їх для реклами наступного заходу. Як учасникам конференції, так і вам буде корисно та приємно побачити, як усе минулося.

Персонал

Перед конференцією подбайте про достатню кількість обслуговуючого персоналу та чітко розподіліть між ними зони відповідальності:

  • Хостес зустрічають гостей
  • Волонтери допомагають зорієнтуватися та видають бейджі
  • Адміністратори стежать за технічною стороною, допомагають модератору

Модератор керує дискусією і входить у діалог зі спікером у разі потреби.

Після конференції підсумуйте підсумки заходу. Надішліть учасникам додаткові матеріали з заходу, фото та відеозвіти. Проаналізуйте, наскільки успішно пройшов захід та зберіть зворотній зв’язок від спікерів та гостей. Якщо на конференції використовуються банери та брендинг, є фотозони та свій хештег, це допоможе учасникам ділитися відгуками у соціальних мережах. Конференції та форуми продовжують користуватися популярністю, тому що дозволяють нам вийти зі світу «по той бік монітора», поспілкуватися з колегами, партнерами чи клієнтами наживо в неформальній обстановці. Нетворкінг — одна з найважливіших складових сучасного бізнесу. Якщо ви грамотно організуєте конференцію, ваші гості отримають цінні знання та знайомства.