
Що таке відеоконференцзв’язок та як його організувати
Види відеоконференцзв’язку
Відеосвязь. Належить до найбільш популярних способів створення конференцій. У кожного учасника включені камери і мікрофони, тому всі мають рівні права. Найчастіше зустрічаються на планерках чи п’ятихвилинках.
Лекція. Такий формат оцінили усі, хто займався домашнім навчанням під час пандемії. Викладач бачить усіх учнів, а вони можуть дивитися лише на нього. При цьому вони не пов’язані один з одним, що дозволяє максимально зосередитися на предметі. Найцікавіше, що можна реалізувати одразу кілька віртуальних класів.
Віддалений офіс. Цей спосіб також став популярним під час пандемії. Працівники включають камеру без мікрофона, яка працює протягом дня. Виходить, що офіс порожній, але всі співробітники на своїх місцях і керівництво може контролювати кожного з них. Це називається віртуальною кімнатою.
Вебінар. Тут аудіо та відео включені лише у доповідача. Інші учасники пов’язані з ним за допомогою чату. Зазвичай вебінари проводять серед великої аудиторії. Наприклад, під час демонстрації продукту або приватного навчання.
Селекторний зв’язок. У такому способі організатор сам включає мікрофон обраного учасника чи відключає його. Найчастіше використовують на планерках чи під час будь-яких опитувань співробітників.
Організація відеоконференцзв’язку
Щоб кожному учаснику було комфортно, слід подбати про кілька речей. У ході конференції відбуватиметься обмін різними видами інформації. Тому в першу чергу варто переконатися, що всі елементи системи підібрані правильно та легко налаштовуються. При цьому потрібно дотримуватися простих правил.
Скласти план. Кількість учасників буває різною. Тому слід заздалегідь продумати сценарії їхньої взаємодії. Наприклад, коли використовується селекторний зв’язок, не повинно бути жодних затримок між перемиканнями. Щоб усі знали майбутню тему обговорення та свої обов’язки, потрібно проінструктувати кожного працівника. Чим краще організувати робочий процес, тим більше відкрито висловлюватимуться нові ідеї.
Розподілити обов’язки. Щоб конференція проходила без затримок та технічних накладок, необхідно розподілити ролі. Особливу увагу слід приділити організації, управлінню та обслуговуванню системи. Для цього потрібно знайти трьох людей. Інші займатимуться виступами.
- Організатор – готує та проводить весь сеанс, у тому числі розсилає запрошення, складає сценарій та консультує.
- Оператор – керує обладнанням та відповідає за запуск додатків.
- Системний адміністратор – стежить за правильною роботою, захистом даних та підтримує стабільний зв’язок.
Провести підготовку. Перед початком конференції дуже важливо провести низку тестових перевірок. Сюди відноситься швидкість передачі даних, відповідність заданим налаштувань, якість звуку та зображення. Багато систем самостійно проводять діагностику, щоб виявити можливі проблеми. Для правильного відображення звуку потрібно підібрати об’єм приміщення, а також врахувати матеріал стін, площу вікон, розташування меблів тощо. Щоб якість зображення була високою, слід подбати про освітлення. Успіх відеоконференції безпосередньо залежить від обладнання, його налаштування та правильного розташування у приміщенні.
Використовувати всі можливості ВКС. Під час конференції слід стежити, щоб до об’єктиву камери не потрапляли зайві предмети. Розмова має бути змістовною та ритмічною, кожен учасник зобов’язаний висловити свою думку. Прийде враховувати багато нюансів. Наприклад, напрям погляду, розташування мікрофона та відстань до презентацій. Усі ці дрібниці допомагають створити особливу атмосферу, яка впливає на комфорт учасників.
Відеоконференцзв’язок включає багато технічних рішень. Тому готуватись слід до кожного сеансу.