
Регламент и порядок организации и проведения видеоконференцсвязи
Порядок проведения видеоконференцсвязи
Сеансы ВКС проводят с использованием технического оборудования. Это видеокамеры, микрофоны, наушники. В качестве терминалов могут выступать компьютеры, ноутбуки или специальные аппаратные устройства. Важно, чтобы у всех сторон был доступ к стабильному сигналу сети Интернет. Использование видеоконференцсвязи экономит время сторон и позволяет проводить даже такие процессы, участники которых живут в разных городах или странах. Для проведения совещания, конференции, судебного заседания понадобится специальная платформа.
Каков порядок проведения видеоконференций:
Стороны решают, кто займется организацией. Назначают ответственного. Утверждают расписание ВКС.
В связи с тем, что мероприятие проводится в режиме видеосвязи, участники обсуждают техническое обеспечение мероприятия. Выбирают платформу ВКС, согласовывают перечень оборудования и требования к видеоконференцсвязи. Важно, чтобы программа для проведения групповых дистанционных видеоконференций обеспечивала функциональность, устойчивость и высокое качество передачи изображений и звука. Обязательна возможность демонстрации информационных материалов (презентаций, таблиц, текстовых документов).
Рабочая группа, которую определили стороны, проверяет режимы ВКС: необходимо убедиться в том, что система готова к началу видеоконференц-связи. На официальную электронную почту участников видеоконференции отправляют ссылку на онлайн-мероприятие (либо код доступа, необходимый для авторизации).
В назначенное время происходит подключение. Участники подключаются к сеансу. Судебное заседание, селекторное совещание, корпоративное собрание начинается.
Если для частных звонков подходит любое мобильное устройство (смартфон или планшет), то для официальных видеоконференций используют более серьезное оборудование (как минимум, компьютер, оснащенный соответствующим ПО).
Организационные требования к мероприятию, проводимому посредством видеоконференцсвязи:
- Оборудование включают заранее (обычно это час-полтора до начала сеанса). Предварительно нужно провести тестовую трансляцию, чтобы убедиться: камера и динамики работают, вторая сторона хорошо видит и слышит вас.
- В переговорном помещении должно быть включено освещение.
- Участники должны быть обращены лицами к видеокамере.
- Недопустимо, чтобы видеокамера была направлена на источники яркого света.
- Докладчик должен говорить в микрофон, чтобы все стороны хорошо слышали его речь. Необходимо произносить слова четко и внятно, не издавая посторонних звуков.
- Во время сеанса ВКС активным должен быть только один микрофон — того, кто выступает. Микрофоны остальных участников включают по мере необходимости. Это помогает избежать лишних шумов.
Когда речь идет об официальном мероприятии, где требуется идентификация участников, важно, чтобы каждый мог предъявить в видеокамеру паспорт в развернутом виде. Каждую страницу необходимо показывать в течение 10-15 секунд. При этом лицо участника тоже должно попадать в объектив. Регламент видеоконференцсвязи требует строгого соблюдения этих правил.
Порядок проведения видеоконференцсвязи для организаторов
Организаторы создают рабочую группу, которая занимается всеми вопросами, связанными с проведением видеоконференции. Рабочую группу возглавляет председатель. Он подписывает решения, дает указания, распределяет обязанности.
Рабочая группа выбирает платформу для ВКС, посредством использования которой будет проведено заседание. На что обратить внимание при выборе системы ВКС? Важно, чтобы у сервиса были стандартные программные характеристики. Тогда у участников не будет проблем с подключением, не придется устанавливать дополнительные расширения или приобретать специальное оборудование.
Рабочая группа также готовит оборудование, оповещает участников о дате и времени начала онлайн-мероприятия. По официальным электронным адресам рассылают повестки с темой встречи и порядком рассмотрения вопросов.
Перед групповым сеансом видеоконференцсвязи проводят тестирование. Протоколирование мероприятия — тоже в компетенции организаторов. По окончании онлайн-встречи составляют отчет и знакомят всех участников с результатами видеоконференции.