Крім загальноприйнятих правил ділового етикету, є ще кілька важливих умов для успішних переговорів з відеозв’язку.
1. Запрошуйте на ВКС як мінімум за добу
У запрошенні позначте регламент зустрічі, план дискусії та матеріали для підготовки. Слідкуйте за часом.
Намагайтеся обмежитися 10 учасниками, інакше модерувати конференцію буде важко.
2. Готуйтеся заздалегідь
Перевіряйте звукове та відеообладнання заздалегідь. Потренуйтеся демонструвати екран і перегортати презентацію без заминок. Серед відкритих вікон на робочому столі не повинно бути те, що до зустрічі не належить.
3. Побудуйте кадр
Розташуйте камеру навпроти обличчя, подбайте про освітлення. Якщо за вашою спиною вікно чи яскрава лампа, вас видно не буде. Розташуйтеся навпроти світла або усуньте його джерело.
4. Подбайте про зовнішній вигляд
Навіть якщо ви підключаєтеся з дому, обов’язково мати охайний діловий вигляд, а на задньому плані має бути порядок. Готуйтеся так, ніби ви зустрічаєтеся із співрозмовниками особисто.
5. Якщо ви ініціатор конференції
Підключаєтеся за кілька хвилин до позначеного часу. Вітайте учасників. Якщо вони не знайомі, уявіть їх один одному або дозвольте їм представитися. Оголосіть порядок денний та план зустрічі. Попередьте колег, якщо збираєтеся зробити запис ВКС.
6. Якщо ви учасник зустрічі
Підключаєтеся з камерою, активно слухайте та вимикайте мікрофон, коли не кажете. Використовуйте функцію «підняти руку», якщо збираєтеся висловитися, і почекайте дозволу модератора. Якщо говорити одночасно з кимось, вас просто не зрозуміють.
7. Необхідно відволіктися чи піти?
Якщо до вас звернуться, а ви попросите повторити питання або виявитеся не на місці, колеги вважатимуть це кричущою неповагою. Краще повідомити колег у чаті конференції, що ви змушені залишити збори, і вказати причину.