За 3 тижні до заходу разом із підрядником складіть докладний сценарій майбутньої трансляції та обговоріть графічне оформлення ефіру та функції плеєра, які знадобляться для вашого проекту.
Приблизно за 2 тижні до заходу (якщо це можливо) разом із представниками підрядника завітайте на майданчик, де відбуватиметься захід – для попереднього тестування. На попередньому тестуванні представник підрядника зв’яжеться з інженерами майданчика, остаточно вибере місця для встановлення відеокамер, дізнається, чи потрібно додатково звукове або світлове обладнання, перевірить якість зв’язку.
Не пізніше ніж за 10 днів надайте підряднику вихідні матеріали для графічного оформлення ефіру. Сюди входить список виступаючих із зазначенням імен та посад і, якщо необхідно, темою доповіді для створення титрів, зображення заглушок (зображень, що заповнюють екран трансляції до початку заходу або під час технічних пауз), рекламні відеоролики тощо.
За 5-7 днів до заходу отримайте у підрядника код програвача для встановлення його на своєму сайті. Якщо ви хочете збільшити аудиторію, запропонуйте встановити плеєр трансляції на своїх майданчиках спікерам і партнерам вашого заходу.
В цілому, при виборі досвідченого та професійного підрядника організація онлайн-трансляції не займе у вас багато часу і не завдасть зайвого клопоту.